Tietosuojaseloste

Suomen Autoteknillinen Liitto ry

JÄSEN- JA ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 25.5.2018)
(versio 6.5.2024)

1) REKISTERINPITÄJÄ

Organisaatio:

Suomen Autoteknillinen Liitto ry (SATL)
Köydenpunojankatu 8
00180 HELSINKI
Puhelin: 09 694 4724
Sähköposti: satl@satl.fi
Yhdistysrekisterinumero 78.689
Y-tunnus: 0202100-8
Toiminnanjohtaja Pasi Perhoniemi
Puhelin: 044 523 9477
Sähköposti: pasi.perhoniemi@satl.fi

Rekisterin ylläpitäjä:

Pasi Perhoniemi, toiminnanjohtaja
Köydenpunojankatu 8
00180 HELSINKI
Puhelin: 044 523 9477
Sähköposti: info@satl.fi

Lisäksi kunkin SATL paikallisyhdistyksen osalta heidän jäsenvastaavat (lähtökohtaisesti yhdistyksen puheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja, muuten yhdistyksen oman päätöksen mukaisesti) saavat yhdistyksen niin päättäessä oikeuden ylläpitää ja käyttää yhdistyksen toiminnan tarkoitukseen omien jäseniensä jäsentietoja samasta tietokannasta suojatun internetyhteyden avulla (katso kohta 8). Ajantasainen tieto jäsenen oman yhdistyksen rekisterin ylläpitäjästä on kysyttävissä toiminnanjohtaja Pasi Perhoniemeltä.

2) REKISTERIN NIMI

1. Suomen Autoteknillinen Liitto ry:n ja sen jäsenyhdistysten jäsenrekisteri
   
2. Suomen Autoteknillinen Liitto ry:n liiketoiminnan (tuoteniminä muun muassa SATL-seminaarit, Autokorjaamo-messut, SATL kirjakauppa) asiakas- ja markkinointirekisteri
3. SATL:n kustantaman ja julkaiseman Suomen Autolehden tilaajarekisteri, sisältäen SATL:n jäsenet + suorat tilaajat.

3) HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE JA TARKOITUS

Käytämme henkilötietoja järjestön viestintään ja asiakkuuden hoitoon sekä markkinointiin ja myyntiin. Henkilötietojen käsittelyn peruste on järjestön oikeutettu etu, asiakassuhteeseen liittyvät sopimukset tai henkilön suostumus.

Järjestön oikeutettu etu on tuotteiden ja palvelujen kohdennettu sähköinen B2B-suoramarkkinointi, joka liittyy vastaanottajan vastuualueeseen yrityksessään.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

• jäsenrekisterin osalta yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon ylläpito
• asiakasrekisterin osalta asiakas-/jäsensuhteeseen perustuva oikeutettu etu
• Jäsenrekisteriä käytetään Suomen Autoteknillinen Liitto ry:n ja sen jäseninä olevien 35 paikallisen Autoteknillisten yhdistyksen jäsenasioiden hoitoon. Näitä ovat mm. jäsenmaksujen perintä ja tilittäminen paikallisille Autoteknillisille yhdistyksille sekä Suomen Autolehden, tiedotteiden ja muun materiaalin lähettäminen
  1.1. Rekisterin tietoja käytetään Suomen Autolehden lähettämiseen tilaajille ja muille lehden saajille kuin Suomen Autoteknillinen Liitto ry:n tai sen jäseninä toimivien Autoteknillisten yhdistysten jäsenille.
• SATL:n liiketoimintaan liittyen SATL:n jäsenille myöntämien jäsenalennuksien antamiseen liittyvä jäsenyyden valvonta ja tiedotteiden sekä muun materiaalin lähettäminen.
• SATL:n liiketoimintaan liittyen sen asiakasrekisterissä olevien yksityishenkilöiden sekä yritysten edustajien tekemien tilausten toimittamiseen ja laskuttamiseen tarvittavat tiedot. Yrityksille suunnattujen suoramarkkinointitoimenpiteiden suorittaminen henkilön vastuualueelle kuuluvien tuotteiden/palvelujen osalta.
• Jäsenrekisteriä käytetään Suomen Autoteknillinen Liitto ry:n ja sen jäseninä olevien paikallisten Autoteknillisten yhdistysten väliseen yhteydenpitoon.

4) REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterissä on tietoja sekä oikeus- että luonnollisista henkilöistä.

Oikeushenkilöt:

• Suomen Autoteknillinen Liitto ry:n jäsenenä olevat paikalliset Autoteknilliset yhdistykset
• Suomen Autoteknillinen Liitto ry:n kannattajajäsenyritykset
• paikallisten Autoteknillisten yhdistysten kannattajajäsenyritykset
• Suomen Autolehden muut yritystilaajat tai yritysryhmätilausten saajat
• SATL liiketoiminnan yritysasiakkaat, jotka eivät ole muutoin jäseniä

Luonnolliset henkilöt:

• paikallisten Autoteknillisten yhdistysten jäsenet
• Suomen Autolehden suorat tilaajat ja ryhmätilausten saajat
• SATL:n liiketoiminnan yksityisasiakkaat, jotka eivät ole jäseniä
• uutiskirjeen tilaajat, jotka eivät välttämättä ole jäseniä

Rekisteröidyistä merkitään ainakin seuraavat tiedot:

Jäsenyystiedot

• jäsennumero
• minkä yhdistyksen jäsen on
• liittymisaika

Henkilötiedot*

• täydellinen nimi
• syntymäaika
• postiosoite
• kotipaikka, jos eri kuin osoite
• Varsinaista henkilötunnusta (sosiaaliturvatunnus) ei merkitä rekisteriin.

*) Yhdistyslain 11 §:n 1 momentin mukaan pakollisia tietoja ovat jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka.

Jäsenmaksutiedot

• maksun peruste
• tiedot maksun maksamisesta, eriteltynä vuosittain

Jäsenenä olevasta paikallisesta Autoteknillisestä yhdistyksestä rekisteröidään lisäksi yhdistyksen pankkitilin numero.

Lisäksi voidaan merkitä:

Yhteystietoja

• puhelinnumero
• sähköpostiosoite

Jäsenprofiilitietoja

• työnantaja
• toimiala
• toimialue
• työnkuva
• rekrytointivastuu
• alaisten määrä

Jäsenprofiilitietoja käytetään vain kohdennettuun tiedottamiseen ja jäsenjakauman määrittelyyn. Yksittäisen jäsenen jäsenprofiilia ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Suomen Autolehden saajista rekisteröidään:

• nimi
• postiosoite
• tilaajanumero
• sähköpostiosoite
• tilauksen alkamis- ja päättymispäivä

Erikseen pidetään luetteloa Suomen Autoteknillinen Liitto ry:n jäseninä olevien paikallisten Autoteknillisten yhdistysten luottamushenkilöiden yhteystiedoista. Tällaisia henkilöitä ovat yhdistyksen:

• puheenjohtaja
• varapuheenjohtaja
• sihteeri
• rahastonhoitaja
• hallituksen jäsen
• jäsenhankintavastaava
• kirja-asiamies
• senioreiden puheenjohtaja
• piirin edustaja (SATL:n Liittohallituksenjäsen)

Heistä rekisteröidään:

• nimi
• osoite
• puhelinnumero (koti + työ)
• sähköpostiosoite

Heistä yhdistysten puheenjohtajien, sihteerien ja rahastonhoitajien edellä esitetyt tiedot ovat julkistettuna kunkin SATL:n ylläpitämän yhdistyksen internetsivuilla. Lisäksi SATL:n omilla kotisivuilla on julkisesti luettavissa piirin edustajien eli SATL:n liittohallituksen ja sen puheenjohtajan edellä esitetyt yhteystiedot. Näiden lisäksi SATL:n puheenjohtajan ja liittohallituksen jäsenten yhteystiedot julkaistaan vuoden toisessa Suomen Autolehden “Liitto tiedottaa” osuudessa.

5) SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

1. Tiedot kerätään suoraan jäseniltä. Tiedot päivitetään jäsenien päivittämänä ja lisäksi Posti toimittaa henkilöjäsenistä osoitteenmuutokset osoitteenmuutospalvelun kautta niiden osalta, joilla ei ole luovutuskieltoa. Lisäksi saadaan tiedot jäsenen menehtymisestä Postin järjestelmän kautta.
   1.1. Tiedot saadaan Suomen Autolehden tilaajilta tai ryhmätilauksissa ryhmätilauksen tekijältä tilauksen yhteydessä. Päivitys Postin osoitteenmuutospalvelun kautta.
2. Tiedot saadaan suoraan paikallisilta Autoteknillisiltä yhdistyksiltä.
3. Liiton asiakasrekisteri.
4. Suomen Asiakastiedon päättäjärekisteristä, yritysten julkisilta verkkosivuilta, verkon yhteisöpalveluista tai muista vastaavista rekistereistä saadut yritysten yhteyshenkilöiden tiedot.

6) EVÄSTEET

Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytössä ovat Matomon web-analytiikan seurantatyökalut, jotka käyttävät evästeitä.

Lue lisää evästeistämme

7) TIETOJEN KÄYTTÖ

LIITON SISÄLLÄ

Rekistereiden käyttöoikeus on jäsenrekisterin osalta rekisterin ylläpitäjällä eli Liiton toiminnanjohtajalla.

YHDISTYKSISSÄ

Rekisterin sähköinen käyttöoikeus on vain niillä yhdistysten jäsenvastaavilla, joille kukin yhdistys on Liitolta ne pyytäneet. Käyttöoikeus koskee vain kunkin yhdistyksen omia jäseniä. Kullakin käyttäjällä on henkilökohtainen tunnus ja salasana.

8) TIETOJEN LUOVUTUS

Säännönmukainen luovutus

Rekisteröidyistä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja Liiton ja sen paikallisyhdistysten ulkopuolelle.
Toiminnan osalta käytetään kuitenkin seuraavia toimijoita eri palvelujen toteuttamiseksi:

• Suomen Autolehden saajien nimi- ja osoitetiedot PunaMusta Oy:lle lehden postittamista varten.
• Cardplus Oy:lle jäsenkorttien yksilöintiä ja postittamista varten nimi-, osoite- ja yhdistystiedot
• Creamailer Oy:lle Creamailer-ohjelman kautta lähetettävien uutiskirjeiden lähettämiseksi sähköpostiosoitetiedot
• Liiton käyttämälle tilitoimisto Mediatili Oy:lle tarvittavat tiedot Liitolta ostettujen palvelujen tai tuotteiden laskuttamiseksi
• Paytrail Oyj maksunvälityspalvelun toteuttajana ja maksupalveluntarjoajana SATL:n liiketoimintojen verkkokaupan tilauksiin vaadittavat tiedot
• Diagno Finland Oy:lle yrityksen järjestämiin koulutuksiin osallistuvien henkilöiden osallistumis- ja laskutustiedot
• Seravo Oy:n palvelin, johon liiton kotisivujen jäsenlomakkeiden sekä verkkokauppatapahtumien tiedot tallentuvat. Sinne tallentuvat myös liiton ja paikallisyhdistysten kotisivujen kautta lähetetyt yhteydenottotiedot.

Yhdistyslain 11 §:n 2 momentin mukainen tutustumisoikeus

Jokaisella Suomen Autoteknillinen Liitto ry:n ja Autoteknillisen yhdistyksen jäsenellä on halutessaan oikeus tutustua oman yhdistyksensä jäsenluetteloon omien tietojensa osalta, jossa on kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Tämä on mahdollista internetin välityksellä osoitteesta https://www.ankkuri.info/ankkurilogin/ saatuaan henkilökohtaisen tunnuksen ja salasanan tai paikanpäällä SATL:n toimistolla.

Tietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Jäsenrekisterin tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Muu luovutus

Tietoja saatetaan käyttää SATL:n yhteistyökumppaneiden suoramarkkinointiin siten, että varsinaisia rekisteritietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Rekisterissä olevilla on mahdollisuus kieltää tietojen käyttö suoramarkkinointiin.

Muusta tietojen luovutuksesta päättää joko:

• Suomen Autoteknillinen Liitto ry:n hallitus SATL:n omia jäseniä koskevien tietojen tai kaikkia rekisterissä olevia henkilöitä koskevien tietojen osalta

tai

• kunkin Autoteknillisen yhdistyksen hallitus omia jäseniään koskevien tietojen osalta.

9) REKISTERITIETOJEN SUOJAUS

Manuaalinen aineisto

Säilytetään lukitussa kaapissa rekisterin ylläpitäjän työhuoneessa. Hävitettävä aineisto silputaan asiakirjasilppurilla tunnistamattomaan muotoon ja jätehuoltoyhtiö hävittää sen.

Sähköinen aineisto

Jäsenrekisterin osalta tietojärjestelmästä vastaa Vitec Avoine Oy. Tietojen katseluun ja muuttamiseen tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Liitolla on kaikkiin tietoihin käyttöoikeus, kullakin Autoteknillisellä yhdistyksellä vain sen yhdistyksen jäsenet kattava käyttöoikeus ja kullakin jäsenellä vain hänen tietoihin tutustumis- ja muokkausoikeus. Yhteys Avoinen järjestelmään hoidetaan salattua internet-yhteyttä käyttäen.

Muissa kohdassa 7 esitettyjen jäsenrekisterin tietoja hyödyntävien palvelujen toteuttamisessa toiminnot on suojattu salasanoin ja tietojen siirto tapahtuu tietoturvallisesti ilman, että ulkopuolisten toimijoiden ei ole mahdollista puuttua asiaan.

Asiakasrekisteri puolestaan on vain rekisterinpitäjän saatavilla olevassa muodossa henkilökohtaisella salasanalla suojatulla koneella.

10) TARKASTUSOIKEUS JA TIEDON KORJAAMINEN

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Samalla rekisteröidylle ilmoitetaan rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä mihin tietoja käytetään ja mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan.

Halutessaan tarkastaa itseään koskevat tiedot rekisteröidyn on otettava yhteyttä rekisterin ylläpitäjään joko omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai tulemalla henkilökohtaisesti liiton toimistolle. Tämän lisäksi osa tiedoista on tarkistettavissa internetin välityksellä omaa henkilökohtaista tunnusta ja salasanaa käyttäen.

Mikäli rekisterinpitäjä havaitsee rekisterissä olevan virheellisen tiedon, tämä tieto korjataan oma-aloitteisesti. Jos rekisteröity haluaa korjata tai muuttaa tietoja, hänen tulee ottaa yhteyttä rekisterin ylläpitäjään tai päivittää tiedot internetin välityksellä käyttäen henkilökohtaista jäsentunnistautumista.

11) KIELTO-OIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää omien tietojensa käyttö ja luovutus suoramyyntiä, etämyyntiä, muuta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta sekä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Hänellä oikeus pyytää tietojen korjaamista, käsittelyn rajoittamista tai poistamista lain sallimissa puitteissa. Jos rekisteröity haluaa käyttää kielto-oikeuttaan, hänen tulee ottaa yhteyttä rekisterin ylläpitäjään.

Hänellä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

12) TIETOJEN POISTAMINEN

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan tiedot rekistereistä. Tämä tarkoittaa jäsenen ollessa kyseessä eroa liitosta ja paikallisyhdistyksestä. Asiakasrekisteristä poistaminen tarkoittaa asiakkuuden päättämistä. Tämä pyyntö tulee osoittaa rekisterin ylläpitäjälle.

Jäsentiedot poistetaan automaattisesti jäsenen kuoleman yhteydessä. Jos ero tapahtuu jättämällä jäsenmaksu maksamatta, tiedot säilytetään kaksi vuotta siltä varalta, että jäsen haluaa liittyä uudestaan. Muuten jäsenhistoriatiedot menetetään.

Tiedot niin jäsenrekisterissä kuin asiakasrekisterissä kuitenkin säilytetään niiltä osin mitä muissa määräävissä laeissa ja asetuksissa määrätään tietojen säilytysajaksi. Lisäksi historiatietona säilytetään liiton ja yhdistysten myöntämät kunnialevyke- ja muut muistamiset sekä tiedot henkilöistä, jotka ovat olleet liiton tai sen paikallisyhdistysten vastuullisissa tehtävissä tai muutoin merkittävässä asemassa.

Kohdennettuun suoramarkkinointiin liittyvät sähköpostiviestien ja yrityksen verkkosivujen sisältöjen käyttötiedot poistetaan automaattisesti 18 kuukauden kuluttua käytöstä.

Liiton kotisivujen lomakkeilla lähetetyt tiedot poistetaan sivustolta 90 päivän kuluessa niiden lähetyksestä.

13) TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Sisällön viimeisin päivityspäivämäärä lukee tekstin alussa.

Ota yhteyttä aiheesta

Pasi Perhoniemi Toiminnanjohtaja

• pasi.perhoniemi@satl.fi
• +358 44 523 9477